Rezerwy na niewykorzystane urlopy – zalety wyceny u aktuariusza

Niewykorzystane urlopy wypoczynkowe – podstawy prawne

Rezerwy na niewykorzystane urlopy to część rezerw pracowniczych, które firma musi tworzyć zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dzięki wycenie aktuarialnej, przygotowanej przez doświadczonego aktuariusza lub biuro aktuarialne, kwota rezerwy jest policzona rzetelnie i akceptowalna dla audytora.

Zgodnie z Kodeksem Pracy (KP) urlopy wypoczynkowe razem z urlopami opiekuńczymi oraz urlopami bezpłatnymi należą do grupy urlopów pracowniczych. Zasady funkcjonowania urlopów wypoczynkowych opisują art. 152–173 KP. Jedne z ważniejszych zapisów to:

• Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem” (Art. 152. § 1).
• Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (Art. 152. § 2).
• Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (Art. 161).
• W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (Art. 171. § 1).

Czy rezerwa urlopowa jest obowiązkowa i po co się ją tworzy?

Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, poza skutkami nieoptymalnego (w sensie kodeksowym) skorzystania z odpoczynku przez pracownika, niesie także skutki księgowe. Wygenerowany został przychód w związku z wykonywaną pracą, zaś koszt związany z zatrudnieniem będzie ponoszony w kolejnym roku. Konieczne jest więc prawidłowe przyporządkowanie kosztów do okresu, w którym pracownik pracował (w myśl zasady rachunkowości o współmierności kosztów i przychodów).

Pierwszorazowe tworzenie rezerw na tego typu zobowiązanie wynika najczęściej z zaleceń audytorów, którzy dają firmom takie zalecenie.

W praktyce księgowej i aktuarialnej skrótowo mówimy o „rezerwie urlopowej”, „rezerwie na urlopy” lub o „rezerwie na niewykorzystane urlopy”. W pełnym brzmieniu sformułować ten termin można jako: „rezerwa na ekwiwalent pieniężny w przypadku niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu”.

Jak biuro aktuarialne i aktuariusz pomagają w wycenie rezerwy urlopowej?

Współpraca z biurem aktuarialnym kojarzy się przede wszystkim z wyceną aktuarialną rezerw pracowniczych (takich jak: rezerwy emerytalne, rezerwy rentowe, rezerwy na nagrody jubileuszowe czy rezerwy na odpis na ZFŚS dla byłych pracowników).

Jednak szacowanie kwoty będącej zobowiązaniem z tytułu niewykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych w danym roku rozrachunkowym również może zostać zlecone aktuariuszowi. Na jakie korzyści może liczyć firma, która zdecyduje się na wycenę rezerwy na niewykorzystane urlopy u aktuariusza?

Czy wycena aktuarialna oszczędza czas działu finansów?

• Przede wszystkim dział księgowy pozbywa się obowiązku wyznaczenia rezerwy.
• Jeżeli jednostka ma już zawiązane inne aktuarialne rezerwy pracownicze (np. rezerwy emerytalne itp.), to większość danych potrzebnych do wyceny rezerwy urlopowej i tak jest już przekazywana aktuariuszowi. Dodatkowa praca jest więc minimalizowana, a biuro aktuarialne rezerwę urlopową wyznacza niejako „przy okazji”.

Czy podpis aktuariusza podnosi wiarygodność i ułatwia audyt?

• Z praktyki wynika, że w niektórych przypadkach przekazanie wyliczeń na zewnątrz jednostki pomaga wyeliminować błędy w danych lub uchybienia koncepcyjne, które mają szansę się wkraść w samodzielnym działaniu.
• Sporządzony po kalkulacji i opatrzony podpisem licencjonowanego aktuariusza raport aktuarialny stanowi wiarygodne potwierdzenie poprawności wyliczeń.
• Biuro aktuarialne gwarantuje wsparcie przed audytorem podczas ewentualnej kontroli.

Co obejmuje raport aktuarialny poza samą kwotą rezerwy aktuarialnej?

• Jeśli jednostce zależy na prognozie rezerwy urlopowej i jest ona wyznaczana przed datą bilansową (np. na podstawie danych płacowych z wcześniejszego miesiąca lub dwóch), to aktuariusz uwzględni w wyliczeniach prognozowany wzrost wynagrodzeń w spółce, co zagwarantuje lepsze oszacowanie przyszłego kosztu.
• Raport aktuarialny z wyceny rezerw na niewykorzystane urlopy na ogół zawiera więcej niż tylko sumaryczną kwotę skalkulowanego zobowiązania. Dla wygody czytelnika raportu dodatkowo umieszczane są (także w Excelu) następujące ujawnienia: rozbicie kwoty rezerw urlopowych na pracowników, rozbicie kwoty rezerw urlopowych na MPK lub inne grupy kosztowe.

Jak wygląda wycena aktuarialna rezerwy urlopowej i jakich danych potrzebuje aktuariusz?

Do wyznaczenia rezerwy na niewykorzystane urlopy biuro aktuarialne wykorzystuje następujące dane:

• liczba godzin/dni niewykorzystanego urlopu,
• podstawa świadczenia, czyli wynagrodzenie miesięczne brutto ustalane na zasadach, które precyzuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997,
• informacje o obciążeniach pracodawcy (w tym składki ZUS).

Ponadto do ustalenia wysokości rezerwy urlopowej niezbędny jest współczynnik urlopowy ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, na ogół raz w roku lub po każdej zmianie planowanej liczby dni wolnych od pracy.

Rezerwy na niewykorzystane urlopy – najczęstsze pytania

Czym są rezerwy na niewykorzystane urlopy?
To zobowiązania pracodawcy z tytułu niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego, które zgodnie z ustawą o rachunkowości powinny być ujęte w bilansie firmy.

Czy każda firma ma obowiązek tworzenia rezerw urlopowych?
Tak, obowiązek dotyczy jednostek prowadzących pełną księgowość i sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości lub standardami MSR 19/KSR 6.

Kto powinien wyliczać rezerwę urlopową – dział księgowości czy aktuariusz?
Rezerwa może być obliczona wewnętrznie, jednak wycena przygotowana przez aktuariusza lub biuro aktuarialne jest bardziej rzetelna i zazwyczaj akceptowana przez biegłych rewidentów podczas audytu.

Jakie dane są potrzebne do wyceny rezerwy urlopowej?
Podstawowe dane to liczba dni niewykorzystanego urlopu, wynagrodzenie pracowników zgodnie z zasadami rozporządzenia o podstawie ekwiwalentu oraz narzuty pracodawcy, w tym składki ZUS.

Jakie korzyści daje wycena rezerwy urlopowej przez aktuariusza?
Profesjonalna wycena oszczędza czas działu finansów, eliminuje ryzyko błędów i zwiększa wiarygodność sprawozdania finansowego przed audytorem.